Protokolle

Gute Protokollführung ist wichtig

Egal ob in der Betriebs- oder Personalratssitzung, der JAV-Sitzung, im Sportverein oder beim Elternabend: das Protokoll wird nur zu oft als eine lästige Pflicht angesehen. Meist wird deshalb nach dem Prinzip des geringsten Widerstands entschieden, wer das Protokoll führt: Wer sich nicht genug gewehrt hat, muss das Protokoll schreiben.

Dabei ist eine gute Protokollführung wichtig für die Kontinuität und Transparenz der Betriebs- und Personalratsarbeit, für klare Absprachen und die Einhaltung von Vereinbarungen. Wer Protokoll führt, hat einen nicht zu unterschätzenden Einfluss: Der Ermessensspielraum, was in einer Sitzung als wichtig, zweitrangig, nebensächlich oder gar nicht zu protokollieren ist, ist groß. Es wäre daher zu einfach, die Funktion der protokollführenden Person auf die Mitschrift einer Sitzung zu beschränken.

Protokollführende dokumentieren die Arbeit des Betriebs- oder Personalrats, halten Beschlüsse fest und geben die wesentlichen Sitzungs- und Diskussionsergebnisse wieder. Wenn sie ihre Rolle aktiv wahrnehmen, sind sie nicht nur auf das Schreiben <> sondern nehmen aktiv Einfluss auf den Verlauf der Sitzung. Denn neben der Sitzungsleitung, die im Wesentlichen Aufgabe der*des Vorsitzenden ist, haben Protokollführer*innen nicht nur die Aufgabe, den Sitzungsverlauf auf dem Papier zu strukturieren. Vielmehr haben sie auch das Recht und-neben der*dem Vorsitzenden-fast schon die Pflicht, immer dann, wenn die Diskussion in dem Maße aus dem Ruder läuft, dass dem Sitzungsverlauf kaum noch zu folgen ist, an geeigneter Stelle einzugreifen, Diskussionspunkte zu hinterfragen, an die Tagesordnung zu erinnern und Gremienmitglieder zur Ordnung zu rufen.

Die Protokollführung ist eine wichtige Funktion während einer Sitzung oder Versammlung, um eine ordnungsgemäße Geschäftsführung des Gremiums zu ermöglichen. Und noch etwas: Diejenigen, die oft Protokolle schreiben, profitieren auch persönlich davon: Beim Protokollieren werden wichtige Fähigkeiten trainiert, die auch im privaten Alltag und in anderen beruflichen Kontexten hilfreich sein können.

Protokollant*innen

• üben sich darin, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden
• werden schneller und strukturierter bei der Erstellung von Notizen
• und verfeinern Ihren Schreibstil